Van micromanager naar misbare ondernemer: hoe laat je het micromanagen los?

Als ondernemer draag je de eindverantwoordelijkheid over je bedrijf en het werk dat je team op de werkvloer verricht. Toch is het belangrijk om te leren hoe je het operationele werk kunt loslaten zodat je je aandacht kunt richten op het strategische werk. Die shift is immers noodzakelijk om te kunnen groeien. Klinkt dat loslaten makkelijker dan het is? Laat me je meenemen op de reis van micromanager naar misbare ondernemer!

Controle loslaten

We beginnen onze reis in een modern kantoor naast een drukke verbindingsweg tussen twee steden. De ondernemer, laten we haar Katrien noemen, is druk bezig met het controleren van elke kleine taak die haar team heeft afgerond. Van het nalezen van e-mails alvorens ze worden uitgestuurd, tot het plannen van vergaderingen en het dubbelchecken van de boekingen in het ERP-systeem, Katrien heeft haar handen vol. Maar ondanks haar harde werk, merkt ze dat ze zich steeds meer uitgeput voelt en geen tijd heeft om zich te concentreren op de groei van haar bedrijf.

Op een dag merkt een bevriende onderneemster op hoe gestrest en vermoeid Katrien eruitziet. “Je moet leren loslaten”, zegt de onderneemster. “Je kunt je team, dat best al wat ervaring heeft, gerust vertrouwen. Meer nog, je moet hen net de ruimte geven om te groeien.”

Katrien is sceptisch. “Maar wat als er fouten gemaakt worden die onze reputatie of financiële status schaden? Wat als ik de controle verlies?”

“Je kunt niet altijd controle hebben” antwoordt de onderneemster. “Meer nog, als je de gedreven mensen in je team verantwoordelijkheden geeft, zullen zij net voor je bedrijf opkomen en je niet in de steek laten. Verander je rol naar die van een adviseur en coach en sta je medewerkers bij op het moment dat zij je nodig hebben. Ze zullen heus wel op eigen initiatief naar je toekomen als je er minder gestrest bijloopt.”

Verantwoordelijkheden geven

Met de woorden van de bevriende ondernemer in gedachten, besluit Katrien om het roer om te gooien. Ze werkt doordachte rollen uit en besluit haar team zelf de verantwoordelijkheid te geven om beslissingen te nemen zonder haar constante toezicht en interventies. Ze vertrouwt erop dat haar team de juiste keuzes zal maken en weet dat ze altijd kan ingrijpen als dat nodig is. Ze laat de zaken wel stap voor stap los, niet teveel ineens, en zo groeit haar vertrouwen in het team mee met hun niveau van zelfstandigheid. Een waakzaam oog is en blijft immers belangrijk.

Werkinstructies documenteren

Ook laat Katrien haar team werkinstructies en checklists documenteren met de belangrijkste punten die niet mogen vergeten worden tijdens de uitvoering van hun werk. Door deze instructies op te stellen weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht, en is er minder ruimte voor miscommunicatie en fouten. En fouten mogen gerust gebeuren, zolang ze maar worden rechtgezet en de documentatie steeds wordt verbeterd.

Van reactief naar proactief samenwerken

Naarmate de tijd verstrijkt, begint Katrien de vruchten te plukken van het loslaten. Haar team is productiever dan ooit tevoren aangezien het niveau van zelfvertrouwen en autonomie is gegroeid. Ieder teamlid is gemotiveerd om zijn of haar best te doen om de door Katrien toevertrouwde rol op een kwalitatieve manier in te vullen. Er wordt nu eerder proactief gewerkt dan reactief te wachten op de volgende taak. Het team brengt zelfs ideeën aan om processen te verbeteren of te automatiseren om zo de werklast te verminderen.

Ook voor Katrien is de situatie helemaal anders. Zij kan zich nu concentreren op de grote lijnen van haar bedrijfsstrategie en de koers uitzetten om te groeien in de markt. Haar focus ligt niet langer op de dagelijkse details maar op ‘the bigger picture‘. Natuurlijk is ze op vastgekozen tijdstippen aanwezig om de vinger aan de pols te houden. Maar ze heeft zich grotendeels operationeel misbaar gemaakt. Katrien heeft nu het geruste gevoel dat alles wordt geregeld. En haar team heeft het gevoel dat Katrien hen vertrouwt.

Ze beseft dat haar rol als ondernemer niet langer draait om het micromanagen van haar team (dat voorheen bestond uit assistenten of mini-versies van zichzelf) maar om het creëren van een visie en het inspireren en begeleiden van haar team om die visie waar te maken.

Loslaten als micromanager, een proces

Weet dat het loslaten van micromanagement een proces is dat tijd vraagt. Begin klein en geef geleidelijk aan meer verantwoordelijkheid aan je teamleden. Zo kun je zelf ervaren wie klaar is om de verantwoordelijkheden in te vullen. Wil je graag nog op heel specifieke beslissingsmomenten betrokken worden, zoals vlak voor de oplevering van een project aan een klant? Spreek af op welke tijdstippen je team bij je moet én mag aankloppen.

De delegatiedriehoek

Herken je je in de situatie van Katrien en is het tijd om het micromanagen aan te pakken? In mijn boek YOLOpreneur schrijf ik over de delegatiedriehoek met 7 niveau’s om te delegeren. Deze helpt je het micromanagen stap voor stap los te laten zonder dat je team voor de leeuwen wordt gegooid, en zonder dat jij de controle heel plots moet loslaten.

Ook al lijkt het een lange reis, neem stap voor stap actie en je zult zien dat het loslaten van micromanagen net de sleutel is tot meer efficiëntie, minder stress en betere resultaten. Vertrouwen hebben in je team, investeren in technologie, documenteren van instructies en een portie geduld zijn manieren om naar een misbare ondernemer te groeien. Want die ondernemer heeft immers een veel belangrijkere rol te vervullen: de groeiambities van het bedrijf waarmaken!