Een medewerker komt naar je toe en vraagt je hulp om een situatie met een klant op te lossen. Een collega heeft een bestelling van een klant ontvangen, vindt de login van het partner portal niet en vraagt of jij hem kan plaatsen. Of er worden instructies gevraagd voor een subsidie-aanvraag die jij in het verleden al eens uitvoerde.
Herkenbaar? Deze (en vele andere) situaties zorgen voor ruis en afleiding tijdens je werkdag. Toch wil je behulpzaam zijn en de zaken vooruit doen gaan. Dus je luistert, en…. benoemt dat je er later die dag wel zelf eens naar zal kijken. Oeps!
Who’s got the monkey?
De vraag waarom ondernemers en managers steeds tijd tekort hebben terwijl de workload van hun team net daalt, speelde ook bij William Oncken Jr, een auteur die er een artikel over publiceerde in Harvard Business Review in 1974 (later herschreven in 1999).
Hij spreekt over monkeys (vertaald: apen). Deze monkeys staan symbool voor taken en verantwoordelijkheden van anderen die aan managers blijven kleven en hen verhinderen om hun rol efficiënt uit te oefenen. Het concept werd het onderwerp van een van de best verkopende One Minute Manager boeken.
Alle situaties of problemen die anderen je in de schoot werpen, zijn dus monkeys. Apen die op je schouder meereizen doorheen de dag. Apen die misschien zelfs op hun beurt verder springen op de schouder van iemand anders. Het echte issue met deze monkeys is dat je er verantwoordelijk voor wordt vanaf het moment dat je ze overneemt. Je hebt ze op dat moment dus geadopteerd.
Monkey Management
Als je almaar meer monkeys op je schouders hebt zitten, ben je dan nog verwonderd dat je aan het eind van de dag geen flauw idee hebt van wat je allemaal gedaan hebt? Heb je al eens het gevoel dat je geen stap dichter bij je doelen bent geraakt? Precies daarom moet je de monkeys managen 
Monkey Management is een set van principes die je helpen omgaan met andermans vragen en uitdagingen. William Oncken Jr. zette ze uiteen:
Rule #1: describe the monkey (what)
Wat is de exacte vraag? Beschrijf heel concreet wat er moet gebeuren. En benoem ‘the next move’ oftewel de eerstvolgende stap die moet ondernomen worden om de taak op te lossen.
Rule #2: assign an owner (who)
Wanneer het helder is wat de volgende move is, laat je bij voorkeur de monkey zitten bij de persoon die hem naar je toe heeft gedragen. Wordt de monkey toch overgedragen naar jou of naar iemand anders? Wees dan zeer duidelijk en benoem wie de verantwoordelijke is zodat er geen ‘veronderstellingen’ plaatsvinden en de monkey niet in een vergeten hoekje achterblijft.
Rule #3: take out insurance (how)
Op welke manier zal de monkey geholpen worden? Wees duidelijk over het niveau van verantwoordelijkheid. Bestaat er een werkinstructie die exact moet opgevolgd worden totdat de opdracht klaar is? Of moet er een voorbereiding gebeuren die op een bepaald tijdstip aan een leidinggevende wordt voorgelegd? Zorg ervoor dat het verantwoordelijkheidsniveau matcht met de kennis en ervaring van de persoon die de monkey gaat verzorgen.
Rule #4: check up on the monkey
Volg op of de gedelegeerde (sub)taak of verantwoordelijkheid correct wordt (of werd) uitgevoerd. Focus op je eigen monkeys en laat de monkeys van anderen door hen zelf verzorgen
Hungry for more?
Wil je meer weten over hoe je rollen en verantwoordelijkheden toewijst in je team? Over hoe je inzet op ownership en zelforganisatie? Je leest het in mijn boek YOLOpreneur.
