Van micromanager naar misbare ondernemer

Als gepassioneerde ondernemer wil je alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de processen perfect verlopen. Bovendien draag je de eindverantwoordelijkheid over je bedrijf en het werk dat je team op de werkvloer verricht, dus wil je de foutmarge zo klein mogelijk maken. Logisch!

Toch is het belangrijk om te leren hoe je het operationele werk kunt loslaten. Niet alleen is micromanagen voor jezelf erg contraproductief, het kan ook leiden tot een gefrustreerd team, verminderde productiviteit, verspilling van tijd en een gebrek aan vertrouwen in de organisatie. En jij wilt toch ook je aandacht kunnen richten op het strategische werk?

Geloof me, de shift van de operationele naar de strategische ondernemer is noodzakelijk om te kunnen blijven groeien. Klinkt dat loslaten makkelijker dan het is? Gelukkig zijn er manieren om het patroon van continue controle te doorbreken. Benieuwd naar vijf manieren om het micromanagen los te laten?

Vertrouwen geven

In spoel even terug naar het jaar 2008, toen ik twintig was. Ons bedrijf oprichten en ondernemers worden in hoofdberoep, dat was voor Danny en mij een echte sprong in het diepe. Maar onze missie was duidelijk: kleine en middelgrote ondernemingen helpen om van hun digitale tools groeiversnellers te maken. We hadden een echte passie voor ons vak. En dat was voelbaar in de markt. De vraag naar onze IT-diensten nam toe, ons klantenbestand groeide en al snel hadden we de nood om een team aan te werven.

Zo gezegd, zo gedaan. We bouwden een team uit en onze teamplayers werden onze assistenten, mini-versies van onszelf. We gingen taakgericht delegeren. We gaven onze medewerkers een heel specifieke opdracht, controleerden het resultaat en gingen dan zelf weer communiceren met onze klant of leverancier. Je kunt je al inbeelden dat dit geen duurzame situatie was eens we een handvol medewerkers hadden.

Eerlijk? De controle loslaten vonden we heel uitdagend. Maar alles heeft te maken met vertrouwen geven. Op het moment dat je erop gaat vertrouwen dat je teamleden (mits zij al de nodige training, kennis en ervaring hebben opgedaan) het werk zelfstandig kunnen uitvoeren, en dat ook benoemt en laat aanvoelen, zal je pas écht gaan kunnen loslaten. Toen wij onze rol hebben veranderd van een micromanager die taak voor taak delegeerde, naar een coach die vanuit vertrouwen delegeerde, kwamen de talenten van ons team pas echt naar voren.

Tip: de delegatiedriehoek

Leren delegeren is een proces. En je wilt de touwtjes ook niet van de éne op de andere dag loslaten. In mijn boek YOLOpreneur schrijf ik over de delegatiedriehoek. Dit is een piramidemodel met zeven niveau’s om te delegeren. Het geeft je inzicht in hoe je de zelfstandigheid van je team stap voor stap kunt vergroten.

Verantwoordelijkheden geven

Een andere manier om het werk los te laten, is duidelijke verantwoordelijkheden geven die aansluiten bij de talenten van je team. Persoonlijk werk ik graag met het Batman-, en Robinprincipe. De éne collega is verantwoordelijk voor de ‘cybersecurity-, en monitoringprocessen’ (de Batman van cybersecurity) en de andere collega vangt deze rol op bij afwezigheid (de Robin). We passen dit toe op de domeinen van ons bedrijf zoals marketing, sales en finance maar ook op de lopende projecten voor klanten.

Werkinstructies documenteren

De controle loslaten is niet evident. Het vastleggen van werkinstructies is een krachtige manier om de bezorgdheid weg te nemen dat opdrachten niet uitgevoerd worden zoals jij het hebt vooropgesteld. Door duidelijke, gedetailleerde werkinstructies te documenteren voor de kernprocessen en kerntaken van je bedrijf, geef je je team een houvast om met zelfvertrouwen hun taak uit te voeren. En jij kunt vanuit vertrouwen loslaten want je weet dat er een instructie voor handen is, eventueel aangevuld met een controlechecklist, een template of andere bijlage.

“Door instructies op te stellen weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht, en is er minder ruimte voor miscommunicatie en fouten.”

Documentatie hoeft niet saai te zijn. Je kunt ze uitschrijven, opnemen in de vorm van video’s of schermopnames, of uitwerken als illustraties. Door deze documentatie beschikbaar te maken in een doorzoekbare online wiki, maak je het voor je team extra makkelijk om hun zakelijke missie waar te maken!

Creativiteit en innovatie stimuleren

Blijf je die micromanager? Dan kan dit de creativiteit en innovatiespirit in je team onderdrukken. Wanneer je team het gevoel heeft enkel maar ‘uitvoerders’ te zijn, zullen er geen nieuwe initiatieven ontstaan op de werkvloer. Geef ruimte voor eigen inbreng, en die kan pas ontstaan wanneer je team ook de nodige bewegingsvrijheid krijgt om (deels) zelf de touwtjes in handen te nemen om het gewenste resultaat te bereiken.

Heb je je werkinstructies gedocumenteerd? Dan vormt deze documentatie niet alleen een goede basis om te delegeren, maar ook om processen te innoveren en automatiseren. Er is dan immers een stappenplan beschikbaar van je proces dat je kunt verbeteren, of kunt overmaken aan een softwareontwikkelingsbedrijf. En het is de ideale basis voor continue verbetering (wat je documenteert, kun je verbeteren door nieuwe creatieve ingevingen).

Werken met doelen & KPI’s

Een belangrijke reden dat ondernemers vaak micromanagen, is omdat ze niet zeker zijn of hun teamleden de juiste koers varen. Om dit te voorkomen, kun je duidelijke doelen stellen (de gewenste resultaten benoemen) en Key Performance Indicators (KPI’s) vastleggen. Communiceer krachtig wat je van elk project of elke taak verwacht en welke resultaten je wilt zien. Door meetbare doelen te stellen, kunnen teamleden zelf hun voortgang volgen en weet je wanneer je moet ingrijpen, zonder te micromanagen.

Van reactief naar proactief samenwerken

Weet dat het loslaten van micromanagement een proces is dat tijd vraagt. Geef daarom geleidelijk aan meer verantwoordelijkheid aan je teamleden. Zo kun je zelf ervaren wie klaar is om zelfstandiger te werken. Wil je graag nog op heel specifieke beslissingsmomenten betrokken worden, zoals vlak voor de oplevering van een project aan een klant? Spreek af op welke tijdstippen je team bij je moet én mag aankloppen.

Je zult zien dat het loslaten van micromanagement net de sleutel is tot meer efficiëntie, minder stress en betere resultaten. Vertrouwen hebben in je team, verantwoordelijkheden geven, investeren in technologie, documenteren van instructies en werken met duidelijke doelen zijn manieren om naar een misbare ondernemer te groeien. Want die ondernemer heeft immers een veel belangrijkere rol te vervullen: de groeiambities van het bedrijf waarmaken!

Wanneer je team haar rol op een kwalitatieve manier invult, kun je eerder proactief dan reactief werken. Het team kan ideeën aanbrengen om processen te verbeteren of te automatiseren om zo de werklast te verminderen. En jij kunt je concentreren op de grote lijnen van je bedrijfsstrategie en de koers uitzetten om te groeien in de markt. Je focus ligt dan niet langer op de dagelijkse details maar op ‘the bigger picture‘. Je rol draait niet langer om het micromanagen van je assistenten, maar om het creëren van een visie en het inspireren en begeleiden van je team om die visie waar te maken.