Ondernemers moeten zich continu heruitvinden, en de rol van de accountant is hierin belangrijker dan ooit. Want innovatie, verandering en groei moeten natuurlijk ook becijferd worden. Moderne accountants zijn strategische adviseurs die proactief meedenken over de groeiambities van hun klanten. Ze zijn gidsen die hun klanten helpen met complexe financiële vraagstukken en hen helpen navigeren door wet- en regelgeving.
Om echt die onmisbare adviseur te kunnen zijn, is het wel belangrijk om operationeel misbaar te zijn in je accountantskantoor. Dit betekent dat de dagelijkse activiteiten van je kantoor soepel kunnen draaien zonder jouw constante aanwezigheid of tussenkomst.
Wat betekent operationeel misbaar zijn?
Operationeel misbaar zijn houdt in dat je bedrijf kan blijven draaien zonder jouw directe, dagelijkse input. Dit is geen kwestie van je rol opgeven, maar van het bouwen van een bedrijfssysteem dat jou ondersteunt. Door processen te standaardiseren, te delegeren, kennis vast te leggen en gebruik te maken van ondersteunende tools, creëer je een kader waarin je team zelfstandig en efficiënt kan werken. Hierdoor ontstaat er ruimte voor jou als accountant om een strategische rol op je te nemen – zowel voor je kantoor als voor je klanten. Zoals ik in YOLOpreneur heb beschreven, gaat operationeel misbaar zijn over “je bedrijf groter maken dan jezelf,” zodat je kunt focussen op wat écht waarde toevoegt.
In vijf stappen van operationeel naar strategisch werken
Als accountant draag je vaak een schat aan kennis met je mee: dossierkennis, technische kennis over wettelijke aangiften, en specifieke boekhoudkundige vereisten, bijvoorbeeld bij vastgoedconstructies. Het is dan ook heel verleidelijk om jezelf te verliezen in de dagdagelijkse drukte op kantoor, en de operationele taken en vragen. Hoe shift je dan van operationeel naar strategisch werk? De sleutel tot succes ligt in een gestructureerde aanpak met het HERO-model:
Stap 1: Neem een helicopterview (H van HERO)
Een helicopterview betekent dat je een stap terugzet om de werking van je bedrijf te bekijken en te begrijpen waar je kantoor écht voor staat. Deze stap gaat over een heldere missie en visie te formuleren, die ondersteund worden door waarden en een uitnodigende huisstijl. Deze stap gaat ook over het bepalen van een duidelijke doelgroep, het uitzetten van een toekomststrategie en het vastleggen van je kernactiviteiten. Dat laatste doe je zo:
- Actie: Maak een flowchart die de klantreis van begin tot eind in kaart brengt, en doe dit voor iedere klantgroep. Noteer vervolgens alle activiteiten die in deze klantreis voorkomen, van marketing tot sales, dienstverlening en finance. Dit zijn de activiteiten die nodig zijn om je bedrijf draaiende te houden en klantwaarde te creëren.
- Tip: Keep it simple en noteer enkel de 20% belangrijkste activiteiten die 80% van je impact opleveren. Zo behoud je overzicht en focus.
Stap 2: Geef eigenaarschap (E van HERO)
Bepaal nu welke rol jij wilt vervullen in deze klantreis en voor het kantoor. Noteer welke concrete taken en verantwoordelijkheden jij opneemt. Durf de rest los te laten door eigenaarschap te geven aan je teamleden. En dat doe je zo:
- Actie: Stel een organogram op en benoem hierin iedere rol. Maak voor iedere rol een concrete taakomschrijving. Zo weten je teamleden welke verantwoordelijkheden iedereen draagt, en zo is er transparantie over je strategische en operationele aandeel in het bedrijf.
- Tip: Introduceer ook een buddy-systeem waarbij teamleden een back-uppersoon hebben voor hun taken. Dit garandeert continuïteit wanneer iemand op vakantie gaat, en dit zorgt voor gedeeld eigenaarschap.
Stap 3: Documenteer richtlijnen (R van HERO)
Als accountant ben jij wellicht een belangrijke kennisbron voor je kantoor. Zowel vakkennis als kennis over de werking van het kantoor, zit in vele gevallen bij jou. Maar wat als er jou iets overkomt? Het borgen van expertise in een kennisbank of handboek is essentieel. En dat doe je zo:
- Actie: Documenteer de beleidslijnen, procedures, werkinstructies en checklists die het dagelijks werk soepel laten verlopen. Centraliseer deze informatie in een goed gestructureerde, toegankelijke tool.
- Tip: Betrek je team en organiseer maandelijkse teamvergaderingen waarin nieuwe documentatie wordt overlopen en aan het handboek wordt toegevoegd. Zo blijft het actueel en dynamisch. Werk met een tool (bv. Teamify) waarin alles wordt gecentraliseerd.
“Met een bedrijfshandboek kunnen alle werkwijzen en repetitieve taken verzameld en gedelegeerd worden aan het team.”
Karen Dendas
Stap 4: Automatiseer met ondersteunende tools (O van HERO)
Tijd voor strategisch werk komt er ook door repetitief werk te automatiseren of versnellen. Stel kritisch in vraag waar dit mogelijk is. Denk aan realtime dashboards zodat klanten continu inzicht hebben op hun cijfers en er geen manuele rapportages meer moeten gebeuren. Of denk aan het automatisch laten uitsturen van herinneringen aan klanten voor betalingen of het aanleveren van gegevens.
- Actie: Analyseer je huidige werkprocessen en automatiseer minstens één repetitief proces per kwartaal.
- Tip: (Boekhoud-)software heeft vaak ingebouwde automatiseringen die je meteen kunt inzetten voor administratieve en klantgerelateerde taken. Focus eerst op de taken waarmee je het meeste tijd kunt besparen.
Stap 5: Creëer strategietijd
Door operationele taken te verminderen, creëer je ruimte voor strategisch overleg. Plan meetings in voor gesprekken over de toekomstvisie van je klanten en help hen om te anticiperen op kansen en uitdagingen.
- Actie: Reserveer proactief tijdsblokken voor strategisch overleg met je klanten.
- Tip: Plan ook focustijd in voor jezelf of samen met je managementteam, zodat je kunt werken aan de toekomststrategie van je accountantskantoor. Consistentie in strategietijd zorgt voor een betere samenwerking en focus op continue verbetering.
Het domino-effect van operationeel misbaar zijn
De voordelen van een goed gedocumenteerd bedrijf gaan veel verder dan tijd winnen en je rol shiften. Door operationeel werk te stroomlijnen, te delegeren, te documenten en te automatiseren, profiteert je accountantskantoor van:
- Schaalbaarheid, overdraagbaarheid en verkoopbaarheid van je bedrijf;
- Snelle onboarding van nieuwe medewerkers;
- Efficiënte inzet van stagiairs voor routinetaken;
- Kwaliteitsborging en -controle;
- Aantoonbaarheid van compliance met wettelijke vereisten.
“Mijn top 3 adviseurs als kmo-ondernemer? Dat zijn mijn accountant, mijn bankier en mijn advocaat.”
Karen Dendas
Mijn top 3 adviseurs als kmo-ondernemer, dat zijn mijn accountant, mijn bankier en mijn advocaat. En je rol als adviseur kun je maar optimaal waarmaken als je routinetaken uit handen durft te geven. Vandaar mijn oproep: wees geen traditionele accountant die de geschiedenis analyseert, maar een moderne adviseur die onmisbaar is voor het succes van je klanten.
Meer weten over hoe je dit praktisch aanpakt? Lees dan verder in het managementboek YOLOpreneur, dat je ook in een grotere oplage kunt bestellen als relatiegeschenk voor je klanten. Je kunt het boek zelfs rechtstreeks laten dropshippen naar je zakelijke relaties met een persoonlijke boodschap 😉
