Het aantal freelancers en VA’s (kort voor ‘virtual assistants’) zit in stijgende lijn. Volgens een rapport van het SERV, de sociaal-economische raad van Vlaamse werkgevers-, en werknemersorganisaties, is het aantal Vlaamse freelancers tussen 2015 en 2021 met 73% gestegen. Onder meer de arbeidskrapte en de COVID-crisis maken dat ondernemingen sneller geneigd zijn om hun vaste team te versterken met freelancers, waardoor er dus heel wat potentieel is in de markt. Maar de onderlinge concurrentie wordt ook groter.
Van reactieve freelancer naar proactieve adviseur
Als freelancer of VA start je gewoonlijk met een welomschreven opdracht. Je mag de boekhouding van een groeiende kmo in goede banen leiden, je gaat consistentie brengen in de sociale media communicatie, je schrijft blogberichten om de brand awareness een boost te geven, of je neemt de klantendienst over. Toch kun je veel meer impact maken dan louter die ondersteunende kracht zijn voor je klanten. Als je jarenlange expertise en praktijkervaring hebt binnen een heel specifiek domein, dan heb je waarschijnlijk ook snel ideeën om processen te stroomlijnen, automatiseren of verbeteren. Door proactief te werken en je strategische bril op te zetten kun je ondernemers en professionals dus helpen om hun doelen sneller te bereiken.
Hoe voeg je nu concreet extra waarde toe aan de samenwerking met je klanten? Ik deel graag vijf manieren om meer waarde te creëren als VA.
1. Breng structuur aan met een bedrijfshandboek
Kennis over hoe je klant zijn of haar bedrijf runt, zit vaak in het hoofd van de zaakvoerder. Of dat van het team. Het is in dat geval geen evidentie om als VA taken over te nemen en uit te voeren op de manier dat het bedrijf gewend is om te werken. Door een bedrijfshandboek op te stellen waarin wordt beschreven hoe de voornaamste processen op de werkvloer verlopen, kun je je rol als VA een pak efficiënter en effectiever uitvoeren. In zo’n bedrijfshandboek kunnen procedures, richtlijnen en beleid worden vastgelegd die niet alleen voor een gestroomlijnde werking maar ook voor duidelijkheid zorgen. En hoe handig zou het zijn als je niet alleen rechtstreeks werkt met je klant, de kmo-ondernemer, maar ook kennis en taken kunt uitwisselen met het team op de werkvloer?
Als VA kun je zelf het initiatief nemen om zo’n operationeel handboek op te stellen en up-to-date te houden. Zo zorg je ervoor dat het bedrijf van je klant duurzaam kan gerund worden en met de juiste fundamenten kan opschalen. En zo voeg je een extra waardevolle dienst toe aan je aanbod.
Wist je dat… ik de SaaS-tool Teamify heb ontwikkeld om eenvoudig en gebruiksvriendelijk een bedrijfshandboek op te stellen? Zo kun je jouw werk in een tool opleveren die het team dagelijks kan gebruiken op de werkvloer. Als Teamify-partner kun je zelfs een bijkomend inkomen verdienen uit de accounts van je klanten.
2. Vergemakkelijk het delegeren met checklists
Vele opdrachten op de werkvloer zoals de onboarding van nieuwe collega’s, het voeren van een marketingcampagne, het voorbereiden van een evenement of beurs, de maandelijkse financiële en boekhoudkundige afsluitingen, en de oplevering van projecten bestaan uit verschillende stappen. Door hiervoor checklists op te stellen kunnen deze processen gestructureerd verlopen en worden er geen belangrijke stappen vergeten. Als VA kun je je klant perfect helpen met deze checklists op te stellen, zodat er met een gerust gevoel kan gedelegeerd worden en de kwaliteit van het werk wordt bewaakt. Ze helpen ook jou om andere VA’s in te schakelen om je workload te verlichten.
3. Automatiseer repetitieve taken
Wees kritisch wanneer je repetitief werk uitvoert of tegenkomt in het bedrijf van je klant. Moet dit proces wel manueel gebeuren? Of kan een tool deze taak van jou of een teamlid overnemen?
Als VA kun je je klant helpen met het opzetten van geautomatiseerde e-mailcampagnes om nieuwe klanten te onboarden, of met de introductie van moderne facturatiesystemen waardoor het uitsturen van manuele betalingsherinneringen verleden tijd is. Omring je met een netwerk van technisch geschoolde VA’s zodat je de nodige expertise in huis kunt halen om het werk van en bij je klant te verlichten. Ook jij kunt repetitief werk loslaten door de nodige automatisaties op te zetten in je workflows. Zo komt er tijd om je te focussen op proactief meedenken met je klant om groei te realiseren.
4. Omarm de mogelijkheden van AI
Als jij de rechterhand bent van je klant kan AI, kort voor Artificial Intelligence, jouw rechterhand zijn. AI-applicaties kunnen je o.a. helpen om werkinstructies voor je klanten op te stellen, customer service scripts te genereren, content-ideeën te verzamelen, afbeeldingen te genereren of te optimaliseren, en de eindredactie te verzorgen van teksten. Zo kun je het werk sneller opleveren of tijd en ruimte creëren om samen met je klant vooruit te blikken op de toekomst.
5. Zet in op persoonlijke ontwikkeling
In een snel veranderende wereld is het belangrijk om zelf ook te blijven inzetten op persoonlijke ontwikkeling. Want als VA kun je zowel een bron van inspiratie als de partner in implementatie zijn voor je klanten. Om beide rollen te kunnen waarmaken, is het belangrijk om niet alleen tijd te creëren in de agenda’s van je klanten, maar ook in die van jezelf. Door focustijd in te plannen en deze te investeren in persoonlijke ontwikkeling, blijf je scherp op vlak van nieuwe trends en methodieken.
Als VA kun je zowel een bron van inspiratie als de partner in implementatie zijn voor je klanten
Karen Dendas
Ga eens op tweedaagse in een inspirerende setting om aan je zaak te werken, spreek maandelijks af met collega-freelancers in een werkgroep, of plan een wekelijkse werksessie in de lokale koffiebar. In mijn boek YOLOpreneur heb ik het over Vurige Vrijdag, een wekelijkse strategie-date met jezelf om aan de groei van jezelf én aan de groei van je bedrijf te werken.
Ben jij écht de rechterhand van je klant?
Of is er nog werk aan de winkel om van een reactieve sidekick naar proactieve meedenker te gaan? In mijn boek vind je nog veel meer inspiratie terug om je proactieve rol als VA waar te maken. Wees vooral die onmisbare adviseur zodat je klant, de kmo-ondernemer, wat meer misbaar wordt in z’n zaak 😉
*Wil je liever al je klanten ineens inspireren? Stuur me dan een berichtje en je ontvangt een volumekorting op je YOLOpreneur relatiegeschenken.
